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企业应根据需求制定高效的企业内容管理解决方案新日

发布时间:2020-01-15 12:57:36 阅读: 来源:棉被厂家

企业内容管理(ECM)这一概念自从诞生以来就经历了巨大的变化。这一始于电子文件管理的技术对当前受到严格管制的行业,如银行、保险和制造业而言,仍然极其重要。这些行业企业需要创造、输出与保存大量电子档案,如客户单据、审计报告、标准操作流程等,以满足企业内部与政府政策法规的规定。

在内容管理系统方面,系统供应商常常通过收购技术的方式,添加多个新的模块来管理更多类型的内容以及“信息生命周期”。这样做的结果常常是有利有弊,其好处是企业能够管理更多不同类型的内容,并拥有一定的内容整合能力;而缺陷在于,没有一家供应商能够提供高效管理所有内容类型和业务流程的解决方案。然而在这一过程中,不同内容管理模块间的整合往往令人沮丧。例如,企业往往无法顺利整合不同架构、用户界面、内容存储库以及工作流等。

这是因为,内容管理供应商之所以入选,往往是由于他们的软件能够处理某个业务领域中最棘手的挑战,而不是因为这些软件能将所有的事情都处理得天衣无缝。虽然从理论上看,应用单一系统来管理一个企业中的所有内容是可行的,但在现实操作层面上,这样的系统往往会流于失败。企业内容的复杂性往往会导致这个系统过于复杂昂贵,并且对业务的干扰性太大。

针对任务的内容管理

失败的内容管理操作、更严厉的政府监管、更强有力的信息监管法规以及高风险部门对高效内容管理的迫切需求导致内容管理技术与定位发生了变化。好消息是,目前业内确实有高质量的、针对任务的内容管理/业务流程系统能够实现文档与记录管理、网页内容管理、邮件归档、信息治理、社交媒体内容管理、企业存储与归档管理等功能。更有一些供应商已经开发出先进的全面内容整合系统,使得企业无需替换当前的单项优势(best-of-breed)内容管理解决方案或购买一套跨越整个企业的内容管理系统。最值得庆幸的是,一款高效的全面内容整合系统已经出现。无论内容是结构化的还是非结构化的,也不管他们运行在分布式机器还是大型机上,所有的内容得到平等的照顾,企业中任何得到相应权限的人都能访问存储库中的相关内容。

因此,如果您需要一套内容管理系统或希望在现有的系统上添加这种功能,请避免陷入那种“万金油”式的内容管理陷阱中。在选择系统时,您应当首先确定企业当前与未来的内容管理需求并着眼于迅速满足这些需求。大部分针对任务的内容管理解决方案都是针对下列内容的:

基础架构内容管理;基于交易的内容管理;网页内容管理;社交/在线渠道内容管理。

全面内容整合

当内容管理系统已经就位,并且满足了您最急迫的业务需求,下一步就应该着手通过全面内容整合系统将各个独立的内容组织起来。

例如,如果用户使用微软SharePoint 进行基础架构内容管理,用Bdoc Suite 优化客户通信,用SAP ERP 财务方案收付款项,用ASG Mobius ViewDirect 来管理企业存储与归档,那么这个用户就有可能有四类相互隔离却又彼此高度相关的内容系统。

整合内容有两种基本方法。第一种方式是使用单一的整合存储库;第二种方式则是在多个分离的存储库之上建立一个整合的内容浏览界面。企业应当根据当前使用的存储库数量、实现转换的意愿(及其风险)以及对方案实施速度的要求等情况来规划最佳的实现方式。如果采取单一的整合存储库,则该库必须具备可扩展、安全性强以及可搜索等特点,最重要的是,这个媒体库必须能够处理类型广泛的内容,其中包括:

在企业应用中产生的关键任务和关键运营文件;各种格式的公司记录;扫描文件图像;音频和视频等富媒体文件;在企业系统中产生的大量交易数据;业务流程管理过程中所必须的对象数据。

添加基于信息的工作流

工作流技术能够对完成业务流程所需要的人、信息与系统进行整合、编排与协调。而基于信息的业务流程工作流引擎则支持基于浏览器的用户界面,这种技术带来大量益处:

;最大限度地减少了对各类运营活动相关内容(如票据、应用、签名等)的人工干涉并降低出错几率。内部与外部业务流程被整合到一个面向用户的、基于网络的应用中,可以实时的方式启动内部工作流,向客户反馈正确的信息;工作任务与内容流可以通过用户行为或自动的方式进行开启,这可以运用在诸如订单、贷款申请、诉讼保留、法规审查或系统生成票据中。

小结

对企业员工、业务运用、客户与合作伙伴所产生的不同内容进行管理仍然充满了挑战。实际上,并没有任何一种跨越整个企业的内容管理系统能够完全胜任所有的工作。与其寻找一种万能的解决方案,不如仔细审查一下企业自身在当下(以及未来预期)的内容管理需求与基础架构,并在此基础上确定与实施针对具体任务的内容管理系统与业务应用,以便满足这些需求。面对种种挑战,企业必须选择适合自身应用的最佳技术,才能最好地发掘内容的价值,实现企业的优化经营。

Erin McCart是ASG Software Solutions (ASG)解决方案营销总监,负责ASG企业内容管理产品的营销、分析师关系维护和潜在客户开发。Erin在软件行业有15年的营销和管理经验,曾先后在EMC、Interwoven和SAP公司担任产品营销和管理、合作伙伴营销及咨询等职位。

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